KVKK uyumu çoğu kurumda "bir aydınlatma metni hazırlayalım" cümlesiyle başlar ve orada kalır. Oysa denetimde sorulan şey metnin varlığı değil, kişisel veriyi nasıl yönettiğinizdir. Aşağıda, sahada işleyen bir 90 günlük planı özetliyoruz.
İlk 30 gün: envanter ve mevcut durum
Uyumun temeli, hangi veriyi neden işlediğinizi bilmektir.
- Veri işleme envanteri çıkarın: departman departman, hangi kişisel veri, hangi amaçla, nerede saklanıyor, kimlerle paylaşılıyor, ne kadar süre tutuluyor.
- Hukuki sebepleri her işleme faaliyeti için netleştirin. "Açık rıza" her şeyin çözümü değildir; çoğu durumda sözleşme veya meşru menfaat daha doğrudur.
- Fiziksel ve dijital erişim yetkilerini listeleyin. Kimin hangi klasöre eriştiğini kimse tam bilmiyorsa, sorun buradadır.
Envanter olmadan yazılan politika, sahayı değil hayalinizdeki kurumu tarif eder.
31–60 gün: politikalar ve teknik tedbirler
- Saklama ve imha politikası yazın ve periyodik imha takvimini gerçekten çalıştırın.
- Aydınlatma metinlerini temas noktalarına yerleştirin: web formları, sözleşmeler, çağrı merkezi anonsu, işe alım.
- Teknik tedbirleri uygulayın: yetki matrisi, log kayıtları, yedekleme, disk şifreleme, güçlü kimlik doğrulama.
- Veri işleyenlerle (muhasebeci, bulut sağlayıcı, kargo, İK yazılımı) sözleşmelerinize KVKK ekleri koyun.
61–90 gün: farkındalık ve tatbikat
- Çalışan eğitimi yapın; özellikle İK, pazarlama ve destek ekipleri.
- Bir veri ihlali müdahale prosedürü yazın ve masabaşı tatbikatla deneyin. 72 saatlik bildirim süresi, hazırlıksız kurumlar için çok kısadır.
- İlgili kişi başvurularını karşılayacak bir kanal ve 30 günlük yanıt akışı kurun.
Sık yapılan hata
En yaygın hata, uyumu tek seferlik bir proje sanmaktır. KVKK uyumu canlı bir süreçtir: yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi ya da yeni bir kampanya envanteri değiştirir. Yılda en az bir kez gözden geçirme takviminize girmelidir.
Bu 90 günlük planı kurumunuza özel olarak uçtan uca kurmak isterseniz KVKK danışmanlığı hizmetimizle birlikte ilerleyebiliriz.
Kurumunuzun nerede olduğunu bir saatlik bir değerlendirme görüşmesinde birlikte çıkarabiliriz.
